La importancia radica en que permite especificar la búsqueda por autor, titulo, contenido, palabras clave y con ello disminuir el número de documentos que sean relevantes para quien realiza la búsqueda y con ello satisfacer su necesidad de información.
Para aplicarlo a nuestra organización deberíamos hacer el respectivo estudio de que campos o atributos debemos tener en cuenta, para aplicar estos mismos a todos los documentos que tengamos en nuestra organización. Actualmente muchos de nuestros documentos permiten colocar estos atributos por ejemplo en Word existe la opción “preparar” que a su vez nos muestra la opción “propiedades” y como su nombre lo indica podemos describir las propiedades del documento llenando campos como: autor, titulo, asunto, palabras clave, categoría, estado, comentarios; es una manera previa de estructurar nuestros documentos ya que como he dicho habría que determinar cuantos campos se han de tener en cuenta para estructurar el documento.
Para aplicarlo a nuestra organización deberíamos hacer el respectivo estudio de que campos o atributos debemos tener en cuenta, para aplicar estos mismos a todos los documentos que tengamos en nuestra organización. Actualmente muchos de nuestros documentos permiten colocar estos atributos por ejemplo en Word existe la opción “preparar” que a su vez nos muestra la opción “propiedades” y como su nombre lo indica podemos describir las propiedades del documento llenando campos como: autor, titulo, asunto, palabras clave, categoría, estado, comentarios; es una manera previa de estructurar nuestros documentos ya que como he dicho habría que determinar cuantos campos se han de tener en cuenta para estructurar el documento.
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